A kártyaelfogadó pontokon kártyaleolvasó terminálok telepítése szükséges. Ezek a terminálok on-line (valós időben) illetve off-line gyűjtik az adatokat a kártyahasználatról illetve chipkártya esetén változtatják a kártyán hordozott és a felhasználóhoz tartozó adatokat (pl. pontkezelés), és közvetítik a központi számítógép felé. A központi gépen futó program fogadja a POS terminálokról jelentéseket. Tárolja a kártya és a kártyatulajdonoshoz tartozó adatokat (név, érvényesség, születési év, lakcím) Tárolja és osztályozza a forgalmi adatokat , valamint elkészíti az időszakos forgalmi jelentéseket az üzemeltetők és az elfogadó helyek felé. A kártya használatáról gyűjtött adatok közvetítése a központi számítógép felé különböző kommunikációs csatornákon történhet. (pl. analóg telefonvonal, bérelt vonal, GPRS stb.) További információk az intelligens városkártya gyakorlati működéséről...
Központi szerepet tölt be a kártyarendszerhez készülő
honlap, amely ismerteti az elfogadóhelyeket, érvényesítési helyeket, az elfogadói kedvezményeket és a kártya felhasználási szabályokat. A honlap továbbá egy védett felületen tájékoztatást nyújthat az elfogadó helyek részére az igénybevett és bejelentett szolgáltatások állapotáról (kártya használati kimutatás), melyek után esetenként visszatérítést kaphatnak.
A védett felület elérését felhasználói név és jelszó megadásával érhetik el az elfogadó helyek az Interneten keresztül, ahol csak saját adatait tekinthetik meg.
